לפזר את הערפל: התייעלות עסקית בתקופת משבר
מאת ורד בן שלמה - ייעוץ כלכלי והדרכה
תהליכי התייעלות עסקית בתקופות מיתון או משבר אחר אינם פשוטים. בתקופה כזו חשים בעלי העסק לחצים מכיוונים שונים, אשר חלקם אוביקטיבים וחלקם נובעים מהמתח והאוירה מסביב. לחצים אלו פועלים בד"כ דווקא בכיוון השלילי ומקשים על קבלת ההחלטות כולל על ביצוע ההתייעלות עסקית נכונה.
ישנן דרכים רבות להיערכות אחרת. במאמר זה אני מציעה את אחת השיטת אשר נמצאה כמסייעת לעסקים רבים.
א. רשמו לפנכם את ההוצאות של העסק ברמה חודשית, על פי סעיפי ההוצאות: מלאי, שכר, שיווק וכיוב'. עשו זאת, גם אם רישום זה קיים כבר בספרי העסק.
ב. נסו לפרט כל סעיף ככל הניתן. למשל את סעיף הוצאות השכר פרטו לפי מחלקות או תפקידי העובדים ואפילו על פי רשימה שמית של העובדים.
בדרך כלל כבר בנקודה זו עולות תובנות רבות. אולם אל תפסיקו כאן והמשיכו אל הפעולות הבאות:
ג. את הרשימה הזו ערוך הציבו בטור בטור אחד וסכמו אותו. זהו התקציב אותו אתם מנצלים כיום.
ד.בנו במקביל שלושה טורים נוספים לשלוש רמות תקציב נמוכות יותר וכך תוכלו להשתמש בהם כיום או כתכניות מגרה מוכנות ליישום בעתיד בהתאם לשינויים שיחולו.
להלן מספר דוגמאות
שכר דירה. גם אם חוזה השכירות איננו עומד לפוג בקרוב, עדיין קיימות אפשרויות רבות ואציין כאן שלוש מהן:
הראשונה, להפגש עם בעל הנכס ולבקש ממנו (בנימוס אך באסרטיביות ובהתמדה) להוריד את המחיר עד אשר יחזור המשק למצב של צמיחה. במקרים רבים ניתן לעשות זאת משום שבעל העסק מכיר את הסיטואציה במשק.
השניה, לחפש שוכר חלופי, המוסכם על בעל העסק ולעבור למקום בו שכר הדירה נמוך יותר.
השלישית, ליעל את השימוש בשטח הנכס ולהוסיף שוכר משנה.
שכר עבודה.פיטורים אינם פעולה נעימה. קיים גם הקושי הצפוי לגייס מחדש עובדים מתאימים כשתחול צמיחה מחודשת. לעיתים אין מנוס מפיטורים אך כאשר אתם מקבלים החלטה לגבי כל עובד, מחלקה או פעילות – אתם מקטינים את הסיכון שבהחלטות גורפות וכלליות. למשל: האם ניתן לעשות שימוש בחלק משעות העובדים להאצת השיווק. גם אם אלו אינם בעלי יכולת שיווק ומכירה ניתן להסתייע בהם לארגון מחדש של בסיסי הנתונים, עדכון פרטי לקוחות, איסוף מידע על מתחרים ועוד'. אפשרות נוספת היא להחזיר להעביר לעובדים הקיימים חלק מהפעילות יקרה שכיום נעשית במיקור חוץ. אפשרות נוספת היא צמצום הקפי משרה או הפסקת עבודות בשעות נוספות.
בנקים. אחד מסעיפי ההוצאות המכבידים על העסק הם החזרי הלוואות. ככל שתקדים לגשת אל הבנקאי שלך כך יגדלו הסיכויים לפרוס את ההלוואות הקיימות ולהקטין את סכומי ההחזר החודשי. דחית הטיפול למצב קריטי בתזרים המזומנים רק יעלה את החששות של הבנקאי ואת הסתייגותו מהרחבת תקופת ההחזר.
לסיכום
כאשר הנכם רושמים באופן מסודר את סעיפי התקציב, קל יותר לראות, גם בעיתות מצוקה ולחץ, את עצים בתוך היער הגדול. רישום שתבצעו בעצמכם, ימקד אותכם בכל סעיף, יאפשר לכם להעלות מגוון של פתרונות יצירתיים ולהשוות את ביטויים הכספי זה לזה. עשו זאת לכל אחד מסעיפי ההוצאות כולל הסעיפים הקטנים ביותר – ביחד הם מצטברים לסכומים נכבדים. לאחר שסיימתם, מומלץ להציג רישום זה לאדם אחד נוסף שאתם נותנים בו ובשיקול דעתו אמון ושוחחו עימו.
מעבר לכל – לאחר שתסיימו לעשות זאת יתברר לכם, שוב, שעל אף חוסר הודאות הכלכלי כיום – פזרתם הרבה מהערפל והרחבתם מחדש את חופש הבחירה. חופש שכה חשוב לחדוות היצירה בעסק ולהצלחתו.
למאמרים נוספים מאת ורד בן שלמה
